Utilizamos cookies analíticas de terceros para realizar un seguimiento del usuario en su visita a nuestra página web. Puede consultar más información aquí
Inicio >> Noticias >> Auditorías on line >> << Volver

empresa

13/04/2020

Auditorías on line

Desde hace más de 20 años que trabajamos en el campo de la consultoría, y desde hace más de 20 años realizamos auditorías internas de sistemas y protocolos variados; de seguridad alimentaria, de medio ambiente, de organización, de prevención, calidad, específicos sectoriales, …


Las auditorías forman parte de nuestro ADN.


Y la verdad, nunca nos habíamos planteado realizarlas on line, en remoto, por videoconferencia. Nunca.
Hemos tenido que innovar en un servicio que para nosotros “estaba dominado”.


Y por el camino estamos aprendiendo, mejorando e intentando aportar el valor que se merecen las auditorías internas.


No es fácil, la comunicación y observación que requiere una auditoría resulta mucho más complicada a distancia. La verdad es que por el momento sólo las estamos realizando con nuestros clientes habituales.


¿Y cómo lo estamos haciendo?


-Planificación-
Se requiere una mayor planificación que en las presenciales, hay que transmitir al cliente lo que vamos a necesitar y realizarlo con la suficiente antelación, para que el cliente pueda recopilar los documentos y evidencias necesarias. Los tiempos de dedicación a cada materia hay que programarlos desde el principio. Evitar improvisar.


-Lectura de la documentación-
Ahora hay que leer la documentación con detalle. No estamos en las instalaciones y no podemos sobre la marcha ir preguntando. Hay que anotar y preparar lo que vamos a pedirle al cliente.


-Videoconferencia-
Llega el momento del contacto visual con el cliente. Iremos por partes, como lo hacemos habitualmente, pero es la hora de compartir con ellos las evidencias que les hemos solicitado, comprobando su realización y verificando que los procesos se realizan de acuerdo a los protocolos.
Más de una hora y media, resulta tediosa una videoconferencia. Así es que iremos conectando y aclarando, y volviendo a conectar transcurrido algún tiempo. Hasta completar todos los procesos.


Pero, ¿qué pasa con las instalaciones?
De momento, estamos dejando para más adelante la comprobación de las instalaciones y del funcionamiento de una fábrica. En la mayor parte de industrias alimentarias venimos realizando auditorías parciales, lo que puede ayudar a que por el momento no visitemos las instalaciones, pero tenemos que seguir avanzando en este campo.


Los vídeos podrán sernos muy útiles y posiblemente habrá que estandarizar su realización para aportarlos también como evidencias. En este punto hay que trabajar mucho la confidencialidad, la destrucción de los archivos posteriormente y evitar transferir y enviar vídeos de una industria donde aparecen personas a las que se les reconoce.


Estar en los sitios sin estar, y conocer las cosas sin tocarlas forma también parte de nuestro ADN, ¿o acaso hemos ido todos a un Safari en Kenia, nos hemos subido al Empire State o hemos visitado la Capilla Sixtina y la hemos casi tocado?


Esto sólo ha hecho más que empezar, pero tendremos que ir avanzando en asegurar que una auditoría on line ofrece las mismas garantías que una presencial. Mientras que no tengamos una vacuna para este virus, las empresas seguirán siendo reticentes a visitas de terceros en sus instalaciones.

Sin embargo, es un requisito de cualquier protocolo realizar auditorías internas.

No nos queda más remedio que adaptarnos todos a lo que nos viene e ir innovando en servicios que hasta la fecha sólo eran presenciales.

Sigamos viendo los grandes documentales para continuar viajando por el mundo … 

Isabel Mercader, Socia Directora de Superia Consultores
i.mercader@superia.es